Gemeinsam mit unseren Partnern im Projekt BASE-Netz konnten wir nun einen weiteren wichtigen Schritt im Bereich „Aufnahmemanagement" gehen. In den letzten Monaten wurden verschiedene Formulare und Fragebögen erstellt, die bereits bei der digitalen Aufnahme des Patienten an einem Zentrum für Seltene Erkrankungen alle wichtigen Informationen rund um den Behandlungsfall abfragen.

Die digitalen Formulare sind Bestandteil einer einrichtungsübergreifenden Telemedizinakte. Durch diese soll die Versorgung von Patienten mit Seltenen Erkrankungen und die Vernetzung der an der Behandlung beteiligten Ärzte verbessert werden. Die nun erstellten Formulare und Fragebögen können, nachdem sie ausgefüllt wurden, in der Telemedizinakte eingesehen und weiterverwendet werden.

Aus den über 20 erstellten Formularen zur Erfassung und Dokumentation sind vier Formulare zur externen Freigabe und Bearbeitung vorgesehen. Diese werden den Patienten selbst, ihren Angehörigen oder den behandelnden Ärzten elektronisch über die BASE-NETZ Webseite sicher zum Ausfüllen bereitgestellt.

Der Prozess sieht dabei wie folgt aus: Zu Beginn füllt der Patient ein Anmeldeformular aus. Dieses steht ihm per Webbrowser auf der BASE-Netz Homepage stets zur Verfügung und erhält Informationen zu den Patientenstammdaten sowie eine allgemeine Beschreibung des Anliegens und der Beschwerden. Ist das Formular erfolgreich ausgefüllt, findet eine Prüfung der Angaben am ZSE statt, mit einer – in der Regel – anschließenden digitalen Aufnahme.

Für die Aufnahme erhält der Patient einen Freischaltcode (z.B. per Mail oder Telefon) zu seinem Aufnahmeformular. Dieses wird ihm zeitlich befristet freigegeben und ist direkt seiner digitalen BASE-Netz Patientenakte zugeordnet. Der Patient kann das Aufnahmeformular flexibel per Smartphone oder PC ausfüllen. Mit der Digitalen Befragung und den vier digitalen Patientenformularen ist neben der Abfrage und Beschreibung der Krankheitsgeschichte auch die Bereitstellung von medizinischen Unterlagen aus früheren Behandlungen (z.B. radiologische Untersuchung, Laborbefunde) komplett digital möglich.

Dieses Vorgehen ersetzt den bisherigen Weg, bei dem alle Unterlagen auf Papier per Post verschickt wurden. Das nahm nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern war auch mühselig, da die zurückgesendeten Antworten im Zentrum für Seltene Erkrankungen (ZSE) in ein System von Hand eingepflegt und alle Dokumente digitalisiert werden mussten. Dieser analoge Aufnahmeablauf dauert in der Regel mehrere Wochen, z.T. mehrere Monate.

Die Digitale Abfrage der Patientendaten soll vor allem die Bereitstellung und Verarbeitung der Patienteninformationen effizienter gestalten und somit den umfangreichen Aufnahmeprozess für alle Beteiligten vereinfachen. Dadurch soll auch eine schnellere Prüfung der Unterlagen und zeitnahe Behandlung der Patienten realisiert werden. Für Patienten, die keine Möglichkeit haben den Online-Service zu nutzen, steht weiterhin der Postweg zur Verfügung.

Wir sind gespannt, wie die Digitale Aufnahme von den Patienten angenommen wird und freuen uns auf die nächsten Schritte im Projekt BASE-Netz.